La terapeuta no puede salir de la sala
Una sesión de masaje es una hora de atención completa en una sala tranquila y con poca luz. La terapeuta no puede parar para contestar el teléfono, y la recepción, si la hay, muchas veces es una sola persona que recibe a los clientes, lava la ropa blanca y repone productos. En un estudio pequeño o de una sola sala, no hay recepción.
Así que el teléfono suena en el pasillo, el cliente de la sala de al lado lo oye y nadie contesta. Es lo contrario de la calma que vende el estudio, y quien llama recibe un pitido de buzón en lugar de una bienvenida.
Cómo son esas llamadas
Las llamadas de spa y masajes suelen ser de unos cuantos tipos. Alguien quiere agendar una primera visita. Una clienta frecuente quiere su hora de siempre con su terapeuta de siempre. Alguien pregunta por tarjetas de regalo unos días antes de un cumpleaños o una fiesta. Una pareja busca un horario en que puedan ir los dos.
Las tarjetas de regalo merecen mención aparte. Se compran a última hora, muchas veces por gente que nunca ha visitado el lugar, y un estudio que contesta rápido convierte a un desconocido en un futuro cliente. La hora de la comida y las tardes, cuando la gente tiene tiempo de llamar, son justo cuando el personal está más ocupado.
Cómo se contestan las llamadas
Las llamadas que no contestas pasan a Nora, la asistente telefónica que configuramos para tu estudio. Contesta a nombre de tu negocio, en inglés o en español, con un tono tranquilo y sencillo, y trabaja solo con los datos que tú apruebas: tus tratamientos, su duración, tus horarios y tus políticas.
- Averigua qué quiere el cliente. Una primera visita, una terapeuta favorita, una sesión en pareja o una tarjeta de regalo.
- Agenda o toma un mensaje. Con citas en línea activadas, ofrece huecos reales en el calendario del tratamiento. Si prefieres asignar tú las terapeutas, deja una nota clara.
- Recibes un resumen. Un aviso en tu teléfono y una nota en la ficha del cliente para leer entre sesiones, no durante una.
- Las llamadas urgentes se marcan. Un cliente que va tarde o necesita mover una cita de hoy queda marcado para que lo veas.
Lo que Nora no hará
No da consejos sobre cómo afectan los tratamientos al cuerpo de nadie ni contesta preguntas sobre condiciones o medicamentos. Esas preguntas te llegan como mensaje, o van al médico del propio cliente. Se limita a citas, horarios, los tratamientos que tú enlistas y los datos de las tarjetas de regalo que hayas aprobado.
Una prueba sencilla
Llama a tu propio estudio durante una sesión, desde otro teléfono, y escucha todo como lo oiría un cliente. Después revisa tu buzón de voz: ¿cuántos mensajes hay esperando y de cuándo son? Esa sola tarde te muestra lo que encuentra un desconocido cuando intenta agendar.
El reporte gratis te muestra cómo se ve tu spa en internet junto a los cercanos, y la revisión de 15 minutos te enseña cómo se vería tener las llamadas cubiertas para tus salas.
Lo que preguntan los dueños
¿La llamada sonará tranquila y con el estilo del negocio?
Tú apruebas el saludo y los datos que usa, así que habla a nombre de tu estudio y con un tono pausado.
¿Puede vender tarjetas de regalo?
Puede compartir los datos de la tarjeta de regalo que apruebes y tomar los datos de contacto del comprador para que tú le des seguimiento.
¿Sabe quiénes son las terapeutas?
Sabe lo que tú nos dices: quién trabaja qué días y qué tratamientos ofrece cada una.
¿Es una persona de verdad?
Si alguien pregunta, dice que es una asistente de IA para tu estudio.