Tres tipos de desvío
Casi todas las compañías de teléfono ofrecen las mismas tres opciones, aunque los nombres cambien. Desviar siempre manda las llamadas a otro número de inmediato. Desviar si está ocupado manda la llamada solo si ya estás en otra línea. Desviar si no contestas la manda después de cierto número de timbres, y esta suele ser la que quiere un dueño que trabaja.
Desviar siempre sirve para un día libre o una semana de vacaciones. Para el uso diario, elige la de sin contestar. El teléfono sigue sonando primero para ti, y un segundo teléfono suena solo si no alcanzas el tuyo.
La configuración en cinco minutos
Los pasos exactos dependen de tu compañía, pero la forma es la misma.
- Decide a dónde deben ir las llamadas. A un segundo celular, al teléfono de tu gerente de oficina, al de un socio. No a un número que nadie revisa.
- Busca la opción. Mírala en la app de tu compañía, en los ajustes de llamadas, o marca el código que tu compañía publica para desviar si no contestas. Una búsqueda de "[tu compañía] desviar llamadas sin contestar" lo encuentra.
- Fija el número de timbres. Cuatro timbres, unos veinte segundos, es un buen punto de partida. Menos te corta mientras estás alcanzando el teléfono. Más deja que quien llama se rinda.
- Guarda y anota el código para apagarlo. Lo vas a querer después.
- Avísale a quien va a contestar. Debe contestar con el nombre del negocio, no con "bueno".
Pruébalo antes de confiar en él
Llama a tu propio número desde otro teléfono y no contestes. Cuenta los timbres. Confirma que suene el segundo teléfono y que quien conteste diga el nombre de tu negocio. Luego hazlo otra vez desde un número que el segundo teléfono no reconozca, porque algunos teléfonos silencian a los desconocidos.
Vuelve a probar a la hora en que más lo necesitas, normalmente al empezar la noche, y otra vez un sábado. Un desvío que funciona al mediodía y falla fuera de horario arregló el problema equivocado.
Errores que mandan a la gente a ningún lado
Desviar a un teléfono en silencio. Desviar a un número con el buzón lleno. Desviar en círculo, donde el teléfono A desvía al B y el B regresa al A, y todo termina en tono de ocupado o en una llamada caída. Olvidar que cambios de la compañía, como un plan nuevo o un SIM nuevo, pueden reiniciar la configuración.
Revisa también que el identificador de llamadas de tu negocio se vea bien. Si el segundo teléfono solo muestra "desconocido", quien contesta no sabe de qué línea es.
Lo que el desvío no puede hacer
El desvío mueve el timbre. No agrega manos. Si la segunda persona también está debajo de un fregadero o detrás de un mostrador, la llamada solo suena en un segundo lugar. En ese punto necesitas a alguien, o algo, que conteste cuando nadie puede. Para muchos negocios el siguiente paso es leer servicio de contestadora o asistente telefónica y decidir cuál conviene.
Quién debe contestar el segundo teléfono
Elige a la persona por su carácter, no por su puesto. Quien mejor contesta es tranquila, cortés y conoce el negocio. Un cónyuge, alguien de la recepción, un técnico con experiencia o un aprendiz pueden hacerlo con una hoja de una página. La hoja debe incluir tu horario, tu zona de servicio, lo que no haces y las tres preguntas que hay que hacerle a cada persona que llama.
Escríbeles también el saludo: "Gracias por llamar a Ridgeline Plumbing, habla María". Los primeros cinco segundos marcan el tono, y un cliente que oye el nombre de un negocio se relaja.
Prevé los días en que va a fallar
Los teléfonos se mueren, las baterías se acaban y la gente sale a comer. Decide de antemano qué pasa cuando el segundo teléfono tampoco contesta. Un buzón de voz con un saludo claro es lo mínimo, como se describe en el saludo de 30 segundos. Un tercer número es mejor si tienes socio.
Una vez al mes, repite la llamada de prueba. Las compañías actualizan sus sistemas, la gente cambia de teléfono y una configuración que funcionaba en primavera puede dejar de funcionar sin avisar en otoño. Pon la revisión el mismo día que haces tus facturas para que no se olvide.
Si usas una app de teléfono de negocio o una línea fija
Las apps de teléfono de negocio y las líneas fijas de oficina suelen tener sus propias reglas de desvío, que se configuran en la app o en la página web del proveedor y no con la compañía de celular. Busca palabras como "flujo de llamadas", "grupos de timbre" o "encuéntrame". La idea es la misma: que suene primero el teléfono principal, luego otro y luego el buzón.
Si tienes una línea fija sin opción de desvío, pregúntale al proveedor qué ofrece, o considera pasar el número a un servicio que sí la tenga. Lo principal es conservar el número. Tus clientes lo tienen en camionetas, tarjetas y perfiles, y cambiarlo cuesta más que cualquier arreglo de teléfono.
Una lista breve antes de dejarlo así
- El segundo teléfono está cargado y con el timbre encendido.
- Quien va a contestar tiene tu hoja.
- Anotaste cómo apagar el desvío.
- Lo probaste al menos una vez desde el teléfono de un desconocido.
- Tienes en el calendario un recordatorio para volver a probar el mes que viene.
Dónde entra Centera
Centera configura a Nora, una asistente telefónica que contesta las llamadas que tú no puedes, a nombre de tu negocio, en inglés o en español. Te quedas con tu número y desvías las llamadas sin contestar a la línea que preparamos. Mira la página de llamadas perdidas para negocios de HVAC como un ejemplo de cómo se lee en un oficio de trabajo.
Lo que preguntan los dueños
¿El desvío cambia mi número de teléfono?
No. Quien llama sigue marcando tu número de siempre. Solo cambia lo que pasa después de que suena.
¿El desvío cuesta extra?
Depende de tu compañía y de tu plan. Revisa los detalles de tu plan o pregúntale a la compañía antes de configurarlo.
¿Puedo desviar solo fuera de horario?
Algunas compañías y sistemas telefónicos permiten horarios. Si el tuyo no, enciende el desvío a la hora de cerrar y apágalo por la mañana.